Guía para tener una reunión virtual efectiva

Escrito por el 16 mayo, 2020

Hay que aprender a saber cómo manejarse, especialmente cuando se trata de una conversación relacionada con el trabajo. (Shutterstock)

Siete consejos para sacarle más provecho a estas interacciones virtuales

Hoy en día hay que adaptarse a un mundo en el que predomina el distanciamiento social y muchas personas han tenido que aprender a mantener un contacto virtual a través de un sinnúmero de aplicaciones y otras opciones. Sea cual sea el motivo de la teleconferencia hay que aprender a saber cómo manejarse, especialmente cuando se trata de una conversación relacionada con el trabajo, por eso a continuación veremos algunas recomendaciones para ser más efectivo al participar en una reunión virtual.

Hay que evitar las distracciones durante la videoconferencia.
Hay que evitar las distracciones durante la videoconferencia. ( )

Probando, probando

El primer paso antes de iniciar cualquier videoconferencia es realizar una meticulosa revisión de su equipo, desde la conexión de internet hasta el estatus de la cámara y el micrófono que utilizará durante la reunión. Este también es un buen momento para asegurarse de que su cámara esté colocada en el lugar apropiado para que capte su imagen desde un ángulo halagador.

El ambiente ideal

Este es el momento para también darle seguimiento a otros detalles relacionados al espacio donde realizará la videoconferencia. Lo ideal sería utilizar un fondo blanco, pero si ese no es el caso, los cuadros, adornos, muebles y cualquier otra cosa que vaya a salir en la pantalla deben proyectar una imagen profesional. Es decir, si hay regueros en el hogar hay que recogerlos (o saber cómo esconderlos). También es recomendable avisar a los demás miembros de su familia que necesitará que colaboren evitando hacer ruidos innecesarios y quizás ubicar a su mascota en otro espacio de la casa o apartamento. El punto es disminuir la posibilidad de que surjan distracciones.

Es importante concretar la agenda antes de iniciar la videoconferencia.
Es importante concretar la agenda antes de iniciar la videoconferencia. ( )

Los pantalones son esenciales

Su apariencia es sumamente importante y hay que cuidarla cuando participa en una videoconferencia de trabajo. Esto quiere decir que es mejor evitar solo vestirse bien de la cintura para arriba porque solo eso será visible en la reunión. Por ejemplo, en algunas entrevistas televisivas se han visto casos de personas que han participado sin pantalones y han tenido que disculparse (o inventar excusas) después de ser descubiertos.

El objetivo en la mira

Otro detalle que es importante concretar antes de iniciar la videoconferencia es la agenda o motivo por el que se va hacer la reunión. Esto ayuda a que la reunión sea más efectiva y breve, lo cual es beneficioso para aquellos trabajos pendientes o que tienen que participar en otras videoconferencias.

Hay que tratar de que se escuchen las voces de todos los que forman parte de la videoconferencia.
Hay que tratar de que se escuchen las voces de todos los que forman parte de la videoconferencia. ( )

Etiqueta es etiqueta

Una vez iniciada la videoconferencia, se debe de tratar e seguir la misma etiqueta que cualquier reunión cara a cara. Todos los asistentes deben concentrarse en el tema que se está tratando y eso quiere decir que no se debe interrumpir la reunión para comer, pararse algo, hablar con otra persona que no forme parte de la reunión, ver videos de YouTube, no responder correos personales, entre otras distracciones.

Un coro de voces

Hay que tratar de que se escuchen las voces de todos los que forman parte de la videoconferencia. Es la responsabilidad del que dirija la reunión que todos se involucren y den su opinión sobre los temas que se están tratando, algo difícil con los integrantes más introvertidos, pero hay que tratar de que cada uno tengo su momento ante el micrófono y se integre a la conversación, ya sea solicitando actualizaciones de proyectos, asignando tareas u ofreciendo asistencia.

Una sonrisa auténtica

Como en cualquier reunión, saber utilizar el lenguaje corporal y las expresiones faciales durante una videoconferencia es sumamente importante para ayudar a comunicar sus ideas y mantener un ambiente agradable durante el encuentro. Sí es recomendable ensayar antes de la reunión, pero lo más importante es ser auténtico y una sonrisa siempre cae bien


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